lunedì 21 marzo 2011

Gestisci te stesso: 6 modi per evitare le perdite di tempo

Le perdite di tempo sono nascoste ovunque...
Si celano dietro ad innocue e-mail, si nascondono sotto a sms... piccoli attimi del nostro tempo dedicati ad attività parallele a quelle che svolgiamo quotidianamente che però possono farci perdere anche fino al 30% del nostro tempo.



Vi è mai capitato di: iniziare un lavoro, essere molto concentrati fino a che... arriva il classico suono di avviso: vi è arrivata una mail. E allora abbandonate ciò che state facendo e andate a leggerla, e la mail prevede una risposta, e la risposta la dovete sapere dal vostro collega o amico e quindi gli telefonate, e la telefonata dura 5 minuti, e poi rispondete alla mail, poi vi viene in mente un'altra cosa... e via dicendo ....

E così se ne vanno ore e ore durante una giornata.
Ma allora come fare? Non posso certo non rispondere alle e-mail! E nemmeno non telefonare più alla gente!

Infatti nessuno dice che non dobbiate fare tutte queste cose! Solo che è importante imparare a farle nel modo giusto!
Vi faccio un esempio. Avete mai caricato il bagagliaio della vostra auto prima di partire per le vacanze estive?
Cosa accade se buttate tutte le valigie alla rinfusa? Probabilmente non ci staranno. Ma se le inserite una alla volta, mettendole nel modo giusto, cercando di sfruttare tutti gli spazi disponibili allora... MAGIA! Ecco che le valigie improvvisamente entrano nel bagagliaio!

Stessa cosa con il vostro tempo. O meglio con voi stessi. Perchè ciò che dovete realmente imparare non è  Gestire il vostro tempo ma piuttosto Gestire le vostre azioni.
Se fate tutto in ordine casuale, senza logica e senza dare un minimo di priorità alle vostre mansioni potreste arrivare a fine giornata con l'amara sensazione di non aver fatto quasi niente o di aver iniziato 100 cose ma non averne terminata nessuna.
Ecco allora 6 SOLUZIONI PER VOI:


SIEDITI ALLA SCRIVANIA E DEFINISCI I TUOI OBIETTIVI PER LA GIORNATA:
Sii specifico. Non scrivere "organizzare le mie e-mail" ma piuttosto: "spostare le mail più vecchie di un mese nel cestino, creare una cartella con le mail di lavoro". Più sarai specifico più sarà facile per te renderti conto a che punto sei con il raggiungimento dell'obiettivo e, una volta terminato, se lo avrai raggiunto al 100%.



ASSEGNA AD OGNI COMPITO DA SVOLGERE UNA PRIORITA' CHE DETERMINI L'ORDINE DI SVOLGIMENTO: 
Decidi cosa vuoi fare come prima cosa. Dai un ordine. In questo modo sarà più semplice capire cosa è necessario fare e cosa invece non è urgente.


DETERMINA UNA TEMPISTICA:
Accanto ad ogni cosa da fare scrivi il tempo che VUOI impiegare per farla. Sii realista però! 
Controllare il Blog: 15 Minuti.


ELIMINA LE DISTRAZIONI: 
Questa è probabilmente la fase più importante. Metti il telefono silenzioso, stacca internet se non è necessario, rimuovi le notifiche delle e-mail,sms e quant'altro... Possono aspettare per 15 minuti.
Stabilisci nella tua tabella di marcia un tempo prefissato per leggere mail o sms e per richiamare eventuali chiamate perse. Più sarai concentrato, meno tempo ci metterai a fare ciò che devi fare. Vedrai. Ti stupirai a scoprire che eliminando quelle distrazioni il tempo sarà molto minore a quello che ti sei prefissato all'inizio!


USA UN TIMER:
Hai presente quelli da cucina? Ecco, usa uno di quelli. Fallo partire e inizia da subito a concentrarti al massimo. Quando si hanno termini e scadenze si tende a essere più concentrati.

CONCEDITI UNA PAUSA:
Inserisci all'interno della tua tabella una pausa. Ma non una di quelle pause sigaretta rosicchiate mentre il PC scarica un programma, con un piede già dentro la porta dell'ufficio. Concediti una vera pausa. Senza pensare o parlare di lavoro. Questo è il tuo momento. Goditelo.

35 commenti:

  1. Bella l'idea del timer! per il resto seguo a grandi linee gli stessi principi. Aggiungo il repeat al mattino delle cose da fare e visualizzare l'ordine e le tempistiche di svolgimento in modo tale da rispolverare ogni giorno o in pausa pranzo (ovviamente per obiettivi costanti o a lungo termine)

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  2. Già nel lavoro si perde davvero tantissimo tempo se permettiamo a piccole incombenze come le mail o le telefonate di distrarci...
    E non succede solo nel lavoro ma anche quando si studia...ricordo che aprivo il libro e dopo le prime righe incontravo una parola che mi ricordava che dovevo assolutamente contattare una mia amica per raccontarle qualcosa...
    Eh si tutto dipende dalla capacità di concentrazione che abbiamo...
    Una cosa che ho fatto fatica ad imparare a fare è a dare un tempo al mio lavoro, ma da quando lo faccio sicuramente le perdite di tempo sono scese vorticosamente!

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  3. Diamond sono delle indicazioni veramente interessanti!! Io penso di essere una mezza maniaca dell'organizzazione, amo sempre avere tutto sotto controllo, perciò credo che i suggerimenti che mi hai dato mi torneranno veramente utili!!! Grazie mille!

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  4. E' incredibile come, spesso, le soluzioni ai "problemi" più diffusi tra la gente siano così semplici ed intuitive. In fondo, basta essere specifici e si riordina subito tutto, soprattutto nella nostra testa! Il resto viene di conseguenza insomma...

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  5. proverò subito queste strategie! troppe volte scrivo un sacco di cose sull'agenda e poi tante non le faccio neanche.. e sapete perchè??? tra una cosa e l'altra senza nemmeno un ritaglio di tempo mi dimentico di guardare l'agenda!!! disastro!

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  6. Grazie per questo splendido piano d'azione,mi sembra veramente utile! Ho proprio voglia di metterlo subito in pratica..anche perchè spesso perdo moltissimo tempo,soprattutto quando studio,proprio perchè facilmente mi distraggo e faccio più cose contemporaneamente..rischiando spesso di non portarle a termine!

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  7. TI ADORO!!!QST QSTRATEGIE SONO ASSOLUTAMENTE SEMPLICI ED EFFICACI!!GRAZIE!!!!=)

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  8. E' proprio vero, il tempo può volar via stando dietro a delle stupidaggini, ma per me il tempo è una risorsa troppa importante per buttarlo via, quindi grazie mille per questi consigli l metto subito in pratica!

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  9. in effetti si perde così tanto tempo per delle cose inutili e prive di importanza alle volte..io sto imparando a gestirmi e mi rendo conto che se sono organizzata posso fare veramente un sacco di cose in più!e quando ne hai poco a disposizione a volte è ancora meglio!perchè lo sfrutti tutto e anche bene!cmq ringrazio per la genialata di questo post perchè in effetti ci sono certe cose che non facevo ancora,grazie!

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  10. io mi ricordo che quando studiavo ad esempio la più grande perdita di tempo era msn perchè mi mettevo a studiare poi mi arrivava un trillo e non mi staccavo più e mi dicevo solo un altro solo un altro e così non studiavo. eliminare le distrazioni è fondamentale

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  11. Datti meno tempo e farai le cose in meno tempo!!!

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  12. A me piace moltissimo il capitolo dei sette pilastri del successo di Stephen Covey che parla della gestione del tempo, coi concetti di Urgenza e di Importanza. Per me è stato illuminante, ma quest'articolo è ancora più bello!

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  13. L'organizzazione del tempo e' sempre stata una mia pecca...
    Proverò ad applicare alla lettera ciò che c'è scritto,l'idea del timer la trovo esagerata e forse sara' la cosa migliore da applicare...ora scappo altrimenti il timer. Si trasformerà in una bomba

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  14. Quando devo fare le pulizie che odio fortemente allora metto un CD motivante e devo finire prima che finisca...

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  15. Il tempo! il tempo è l'unica risorsa che non torna mai indietro..il tempo è denaro!
    Organizzare e ottimizzare le giornate bene ogni istante significa avere molta più facilità nel raggiungere i propri obiettivi!
    grazie per i consigli sempre utili!

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  16. una forte perdita di tempo è assolutamente il pc!!ti dici"guardo 5 minuti chi mi ha cercato su facebook"...e poi ti trovi ad averci speso 5..ore! :( grazie per gli spunti,molto interessanti!cercherò di applicarli..

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  17. @ilovege: io uso molto la musica quando mi alleno in palestra. Le mie sessioni di allenamento durano dalle tre alle quattro canzoni l'una. Anche quando corro. Mi ripeto sempre: ancora una canzone ancora una canzone..

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  18. Questo si che è utile!!! Io ho iniziato da qualche mese ad organizzarmi in modo più efficace ma capitano dei giorni in cui mi faccio prendere dall'ansia di avere troppe cose da fare e non riesco a gestirle. Perchè in effetti non è di per se un problema di gestione del tempo quanto delle azioni da compiere! Il suggerimento di mettere una priorità, un ordine mi può fare la differenza. Lo inizierò ad applicare da subito, mi stacco dal pc e pianifico la mia giornata e la mia settimana! GRAZIE

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  19. Chi non ci si ritrova?! Soprattutto per l'esempio delle valigie.. Ma per buoni risultati bisogna esigere sempre delle azioni straordinarie.. Molto bello come articolo, e belli gli spunti, anche se alcuni sono simili ai consigli datemi dal mio istruttore ;) Ma per migliorare questo ed altro!

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  20. Nooooo!!! Che figata!! Se penso a quanto tempo che perdo ogni volta..( aggiungerei anche fra le altre cosa : Oh ecco una notifica su facebook, vediamo chi è....) !! Proverò queste nuove strategie e...speriamo bene :)

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  21. A me piace tanto la pausa..... AHAHAHAHAH
    Anche li però bisogna stare attenti con i tempi altrimenti rischi di non farla finire più!

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  22. Le distrazioni sono senza dubbio un nemico del nostro tempo, specialmente quando si studia...... Sono delle dritte sicuramente importanti e utilissime!

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  23. Perditempo cronico28 marzo 2011 22:06

    Troppo vero!! Io sono un vero disastro in organizzazione :(
    Io seguirò questi tuoi consigli! GRAZIE!

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  24. io cerco sempre di far conciliare l'utile al dilettevole, infatti faccio sport e imparo contemporaneamente ascoltandomi le registrazioni audio dei corsi di formazione motivazionali del miglior formatore italiano!

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  25. Aggiungerei di mettere tutte queste strategie in una mappa mentale!!E' ancora più efficace perchè ti permette di avere una visione globale di tutti gli impegni e di organizzarti ancora meglio!

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  26. Oggi l'ho provato a lavoro e devo dire che oltre agli ottimi risultati ottenuti sono arrivato a fine giornata sentendomi molto più realizzato di tutto ciò che ho fatto! OTTIMO METODO

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  27. Questi si che sono dei validi suggerimenti...trovo che sia molto importante essere ben organizzati specie se si hanno tante cose da fare, e mai e poi mai dimenticarsi di prendersi del tempo per sé.

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  28. Ottimi consigli! ho sempre tante cose da fare ma non sempre mi ricordo di dare una priorità. In effetti è proprio vero che se fai le cose alla rinfusa, senza pensarci ci metti molto più tempo e anche più fatica... grazie per i suggerimenti!

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  29. questo articolo ha dello straordinario! Effettivamente non ci avevo pensato a quante volte spero che mi arrivi un'email per distrarmi e fare un'altra cosa. Invece organizzandomi bene ottendo molto di più, finisco prima anche di fare le cose! Beh buona organizzazione anche a voi!

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  30. Bhe cose molto interessanti, io le ho cominciato ad applicare circa 3 mesi fa dopo aver fatto un corso di apprendimento. Applicando queste tecniche ed molte altre sono migliorato moltissimo, per dirvi una, l'anno scorso ho dato 1 esame in un anno, dopo aver applicato le tecniche sono riuscito ad dare 3 esami in un esame ed studiare un altro esame della sessione successiva.
    Davvero, davvero utilissime...

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  31. WOW, mi piacerebbe leggere tutto questo articolo...ma adesso non ho tempo....

    Questa è la risposto che ho ricevuto quando ho stampato l'articolo e fatto leggere ad un collega...GENIO!
    Dovevo troppo condividerlo!
    C'è mica qualche trucco per imparare ad essere più intelligenti? O mettere voglia di imparare?

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  32. Questa la devo subito girare a tutti i miei colleghi, chissà che non migliori la qualità delle relazioni in ufficio. Del resto ultimamente siamo tutti un po' sotto stress per via della crisi etc, e spesso invece di organizzarci meglio veniamo colti dal "panico" e peggioriamo notevolmente la nostra resa.
    Grazie per gli spunti

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  33. Grazie per i consigli!! spesso si perde tanto tempo e non si sa neanche come fare per essere più efficenti! Avere queste informazioni è molto utile!!

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  34. Certo che organizzarsi è proprio fondamentale..io spreco tantissimo tempo in distrazioni..grazie x tutti questi consigli così utili!!

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  35. E' bello avere degli strumenti per organizzarsi... Mi è capitato mille volte di perdermi tra varie distrazioni, magari anch'esse importanti ma svolte nei momenti sbagliati... Ho provato i consigli che hai dato e ho visto subito i miglioramenti!

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