Si celano dietro ad innocue e-mail, si nascondono sotto a sms... piccoli attimi del nostro tempo dedicati ad attività parallele a quelle che svolgiamo quotidianamente che però possono farci perdere anche fino al 30% del nostro tempo.
Vi è mai capitato di: iniziare un lavoro, essere molto concentrati fino a che... arriva il classico suono di avviso: vi è arrivata una mail. E allora abbandonate ciò che state facendo e andate a leggerla, e la mail prevede una risposta, e la risposta la dovete sapere dal vostro collega o amico e quindi gli telefonate, e la telefonata dura 5 minuti, e poi rispondete alla mail, poi vi viene in mente un'altra cosa... e via dicendo ....
E così se ne vanno ore e ore durante una giornata.
Ma allora come fare? Non posso certo non rispondere alle e-mail! E nemmeno non telefonare più alla gente!
Infatti nessuno dice che non dobbiate fare tutte queste cose! Solo che è importante imparare a farle nel modo giusto!
Vi faccio un esempio. Avete mai caricato il bagagliaio della vostra auto prima di partire per le vacanze estive?
Cosa accade se buttate tutte le valigie alla rinfusa? Probabilmente non ci staranno. Ma se le inserite una alla volta, mettendole nel modo giusto, cercando di sfruttare tutti gli spazi disponibili allora... MAGIA! Ecco che le valigie improvvisamente entrano nel bagagliaio!
Stessa cosa con il vostro tempo. O meglio con voi stessi. Perchè ciò che dovete realmente imparare non è Gestire il vostro tempo ma piuttosto Gestire le vostre azioni.
Se fate tutto in ordine casuale, senza logica e senza dare un minimo di priorità alle vostre mansioni potreste arrivare a fine giornata con l'amara sensazione di non aver fatto quasi niente o di aver iniziato 100 cose ma non averne terminata nessuna.
Ecco allora 6 SOLUZIONI PER VOI:
SIEDITI ALLA SCRIVANIA E DEFINISCI I TUOI OBIETTIVI PER LA GIORNATA:
Sii specifico. Non scrivere "organizzare le mie e-mail" ma piuttosto: "spostare le mail più vecchie di un mese nel cestino, creare una cartella con le mail di lavoro". Più sarai specifico più sarà facile per te renderti conto a che punto sei con il raggiungimento dell'obiettivo e, una volta terminato, se lo avrai raggiunto al 100%.
ASSEGNA AD OGNI COMPITO DA SVOLGERE UNA PRIORITA' CHE DETERMINI L'ORDINE DI SVOLGIMENTO:
Decidi cosa vuoi fare come prima cosa. Dai un ordine. In questo modo sarà più semplice capire cosa è necessario fare e cosa invece non è urgente.
DETERMINA UNA TEMPISTICA:
Accanto ad ogni cosa da fare scrivi il tempo che VUOI impiegare per farla. Sii realista però!
Controllare il Blog: 15 Minuti.
ELIMINA LE DISTRAZIONI:
Questa è probabilmente la fase più importante. Metti il telefono silenzioso, stacca internet se non è necessario, rimuovi le notifiche delle e-mail,sms e quant'altro... Possono aspettare per 15 minuti.
Stabilisci nella tua tabella di marcia un tempo prefissato per leggere mail o sms e per richiamare eventuali chiamate perse. Più sarai concentrato, meno tempo ci metterai a fare ciò che devi fare. Vedrai. Ti stupirai a scoprire che eliminando quelle distrazioni il tempo sarà molto minore a quello che ti sei prefissato all'inizio!
USA UN TIMER:
Hai presente quelli da cucina? Ecco, usa uno di quelli. Fallo partire e inizia da subito a concentrarti al massimo. Quando si hanno termini e scadenze si tende a essere più concentrati.
CONCEDITI UNA PAUSA:
Inserisci all'interno della tua tabella una pausa. Ma non una di quelle pause sigaretta rosicchiate mentre il PC scarica un programma, con un piede già dentro la porta dell'ufficio. Concediti una vera pausa. Senza pensare o parlare di lavoro. Questo è il tuo momento. Goditelo.
